Retrovinkkejä
Retrospektiivin eli retron avulla kehität tiimin toimintatapoja. Kokosimme vinkkejä, miten retroista voi saada enemmän irti.
Esimerkkejä retrojen haasteista ja ratkaisuista
- Jos retrot vedetään kerrasta toiseen samalla kaavalla pitkän aikaa, se alkaa helposti tuntua tiimille puuduttavalta rituaalilta ja retrojen perimmäinen tarkoitus työtapojen jatkuvassa kehittämisessä voi hämärtyä
- Tätä ongelmaa voi ehkäistä valmistelemalla retrot yksitellen sen pohjalta, mitä tiimi juuri nyt tuntuisi tarvitsevan
- Jäljempää tästä materiaalista löytyy ajatuksia erilaisiin retroihin
- Retroautomaatti https://retromat.org/ auttaa retron vetäjää – sen karusellista löydät mitä erilaisempia retroharjoituksia eri tilanteisiin
Tässä esimerkki Retromaatista valitusta merellisestä retrosta
Ongelma
- Retroissa on ollut monta kertaa kohteena vain viimeisin loppunut sprintti
- Ei olla löydetty uusia kehitettäviä asioita
- Pitkän aikavälin muutosta ei havaita eikä olla varmoja kehitytäänkö vai taannutaanko
Ratkaisu
- Pysähdytään hetkeksi rauhoittumaan ja katsotaan taaksepäin
- Tehdään aikajana, jossa näkyy tärkeimmät tapahtumat
- Osallistujat nostavat janalle millaisia asioita heille on jäänyt mieleen positiivisina ja millaisia negatiivisina
- Katsotaan miten positiivisten asioiden suhde negatiivisiin on muuttunut ajan yli
- Mietitään mitä voisi tehdä jatkossa paremmin
Kuvataan tapahtumat yhdessä aikajanalle
1. Muistellaan millainen fiilis oli milloinkin. Mikä toimi ja mikä ei toiminut.
2. Keskustellaan siitä, mitkä asiat vaikuttavat tulokseen
3.Valitaan 12 asiaa, joiden toteutumista halutaan edistää. Sovitaan kuka/ketkä edistävät ja milloin katsotaan.
Ongelma
Kehitys ratautuu ja asioista tulee itsestäänselvyyksiä. Kiireessä esim. lipsutaan sovituista käytännöistä kuten valmiin määritelmästä (DoD) ja tulokset tällaisesta toiminnasta tulevat vastaan bugeina ja väärinymmärryksinä toiminnallisuudessa myöhemmin. Ongelmaan yleensä havahdutaan, kun asiat menevät oleellisesti huonompaan suuntaan. On aika palata juurille ja käydä läpi, mihin olemme sitoutuneet ja muuttaa DoD sellaiseksi, että siihen pystytään sitoutumaan.
Ratkaisu
Ottakaa olemassa olevasta valmiin määritelmästä kuva ja lisätkää siihen post-it lappuja ongelmakohdista.
Jos ongelmakohtia on monta, priorisoikaa ja valitkaa ratkaistavaksi 1-2 tärkeintä. Näin varmistatte, että saatte nopeasti parannuksia. Voitte aina palata ja parantaa lisää, kun siltä tuntuu.
Ongelma
Sprintti pitäisi olla pyhää aikaa. Kun se on aloitettu, yhteinen päämäärä on asetettu, pitäisi olla rauha tekijöillä toteuttaa sovitut asiat. Aina näin ei ole vaan ulkopuolelta tulee henkilö joka puuttuu menossa olevaan kehitystyöhön.
Ratkaisu
- Käytännön ratkaisuja on tietysti esim. Sprintin keskeyttäminen ja uuden aloittaminen uuden tiedon pohjalta
- Jos toimintamalli on jatkuva, on hyvä toteuttaa erillinen retro, johon osallistuvat kaikki joiden panos vaikuttaa tapahtuminen kulkuun, ainakin tiimi ja puuttuva osa organisaatiota.
- Kutsu fasilitoijaksi ulkopuolinen, näin asianosaiset saavat keskittyä itse ongelman ratkaisuun
- Ratkaisu -> teemaretro
Teemaretron kulku esimerkki
- Lämmittelyharjoitus, esim. mitä jätät taakse, jotta voit keskittyä tähän retroon
- Teeman esittely ja perustelu siitä, miksi tänään keskitytään tähän teemaan (esim. noussut jatkuvasti esiin retroissa eikä tunnu ratkeavan)
- Pyydä tiimiä kertomaan omista kokemuksistaan teemasta lapuilla, esim. miten näkyy, mitä aiheuttaa
- Pureudutaan teeman ongelman takana oleviin juurisyihin (esim. 5 whys –harjoitus ks. https://retromat.org/en/?id=8 tai nykytila-/tavoitetila-analyysi ks. kalvo 24)
- Keskustellaan yhdessä tältä pohjalta, minkä yhden konkreettisen kokeilun asian ratkaisemiseksi voisi tehdä
- Sovitaan kuka tekee, mitä ja milloin
Ongelma
Usein tiimillä on jokin mukavuusalue – esim. se on hyvä keksimään rationaalisia ratkaisuja asioihin tai se on hyvä puhumaan tunteista tai jopa vellomaan niistä.
Ratkaisu
Monesti jämähtäneitä tilanteita voi saada ratkottua sillä, että vie retron hiukan pois tiimin mukavuusalueelta. Esim. kun rationaalisessa tiimissä tuntuu olevan hankausta, pyytää kertomaan tunteista. Tai esim. kun tiimin tunnevellonta ei etene, pyytää ehdottamaan konkreettisia ratkaisuja.
Tunne
- Tee kolme otsikkoa: Vihainen, surullinen ja iloinen
- Pyydä harjoituksessa tiimiläisiä lisäämään ainakin yksi lappu yhteisen työn tilanteista, joista he ovat tunteneet olonsa vihaiseksi, surulliseksi ja iloiseksi
- Kun kirjoittamiseen sovittu aika on loppu, pyydä kaikkia lisäämään lappunsa otsikoiden alle ja kertomaan mistä niissä on kyse
- Ryhmittele samanlaiset laput ja kysy tiimiltä syntyneille ryhmille otsikot
- Suljetaan harjoitus kysymällä esim.
- Mikä näkemässänne herättää huomiota?
- Mikä oli vaikeaa tässä tehtävässä? Mikä hauskaa?
- Millaisia ilmiöitä näette? Mitä ne merkitsevät teille tiiminä?
- Ehdotuksia siitä, miten tästä edetään?
Järki: Avoimet tehtävät
- Tee kolme saraketta, ”Mitä”, ”Kuka” ja ”Milloin valmis”
- Kysy jokaiselta tiimiläiseltä vuorollaan, mitä he haluaisivat tehdä kehittääkseen tiimin työskentelyä
- Kirjoita ylös tehtävä ja sen valmistumisen määräaika, ja anna vastuullisten allekirjoittaa tehtäväkohta
- Jos joku ehdottaa tehtävää koko tiimille, siihen kohtaan tarvitaan kaikkien allekirjoitukset
- Ehdotuksia voidaan tarvittaessa priorisoida äänestämällä
Ongelma
Toisinaan retroissa aletaan jatkuvasti törmätä koettuihin haasteisiin, joiden lähde ei tunnu olevan tiimin ratkaistavissa. Esim. haasteet tuntuvat kumpuavan ylempää organisaatiosta tai niille ei löydy selvää omistajaa.
Ratkaisu
Tällaisissa tilanteissa ahdistusta lieventää usein jo se, että nämä visaiset ongelmat tunnistetaan ja nimetään yhdessä. Usein kuitenkin on mahdollista löytää jokin pulman ulottuvuus, jonka tiimi voi joko ratkaista itse tai jonka ratkaisua he voivat pyytää sellaiselta henkilöltä jonka luokse heillä on pääsy. Seuraavassa harjoitus tällaisten ongelman ulottuvuuksien tunnistamiseen.
Esteiden ratkaisu systemaattisesti
- Tunnista tiimin kanssa tärkeän kehitysteeman lähtö- ja tavoitetila
- Pyydä kaikkia listamaan lapuilla esteitä lähtö- ja tavoitetilan välillä
- Merkitkää yhdessä, kenen ratkaistavissa mikäkin esteistä on
- Valitkaa ratkaistavaksi tärkeä este, joka on tiimin ratkaistavissa tai jonka ratkaisijan puheille tiimillä on pääsy, ja sopikaa konkreettiset toimet sen ratkaisemiseksi
Ongelma
Melko usein tiimi saattaa löytää itsensä tilanteessa, jossa parannettavaa löytyy tiimistä ja ympäristöstä, sekä ne pystytään identifioimaan ja kirjaamaan. Tästä huolimatta löydetyt asiat eivät edisty lainkaan ja/tai pysyvät avoinna suhteettoman kauan.
Ratkaisu
- Yksi tapa on varata aikaa tiimin sprintiltä asian edistämiseksi kunnes se ratkeaa
- Toinen tapa on rajata (WIP limit) kuinka monta parannusehdotusta voi olla avoimena yhtäaikaisesti
Parannuskohde on hyvä lisätä sprintin työjonolle, jotta se saa ansaitsemansa huomion.
Kerralla työstössä olevan työn määrää kannattaa rajata. Jirassa admin voi asettaa sarakekohtaiset rajat.
Ongelma
- Hyville tiimeille saattaa käydä niin, että kun kehitystyötä on tehty yhdessä pitkään, kehittämistapa jämähtää samalle ”tarpeeksi hyvälle” tasolle eikä enää kehity eteenpäin
- Tällöin tiimi ei enää saa itsestään parasta mahdollista irti ja tekemisestä on vaara tulla puuduttavaa
Ratkaisu
- Ratkaisuksi voi tulla ketteryysretro, jossa käydään yhdessä läpi tiimin ketterän tekemisen tasoa ja mietitään missä voisi vielä olla kehitettävää
- Ketteryysretroja vetävät myös ketteryysvalmentajat. Tilaa fasilitaattori kehittämisen tuesta.
Ketteryysretro – arvioikaa voisiko sittenkin olla varaa parantaa toimintaa
- Pyydä tiimiä tekemään yhdessä keskustellen ketteryystesti, esim. https://www.balentor.fi/testaa-ketteryytesi-ja-kehity
- Tunnistakaa läpikäydyistä kysymyksistä tärkein kehityskohtanne
- Pyydä tiimiä ideoimaan lapuille, miten kyseistä asiaa voitaisiin kehittää eteenpäin
- Valitkaa äänestämällä hyödyllisin ratkaisuehdotus ja sopikaa toimenpiteistä sen edistämiseksi
Sinua voisi kiinnostaa
