Kanavalinjaukset

Millainen on toimiva digitaalinen kanava?

Asiakkaalle suunniteltu

• Pohjaamme kanavakehityksen ymmärrykseen asiakkaan tarpeista ja toiminnasta
• Tarjoamamme kanavat muodostavat asiakkaille luontevia aihe- ja palvelukokonaisuuksia
• Panostamme asiakkaalle toimiviin kanaviin ja luovumme toimimattomista kanavista

Helposti löydettävä, käytettävä ja saavutettava

• Asiakas tietää, mitä palveluja hänelle on tarjolla ja löytää ne helposti
• Kanavat vastaavat asiakkaan tapaan käyttää palveluja
• Asiakkaan käyttökokemus on yhdenmukainen kanavasta riippumatta

Sisällöllisesti toimiva

• Kanavan sisältö vastaa asiakkaan tarpeisiin: emme ylläpidä turhaa ja päällekkäistä sisältöä
• Sisältö on ymmärrettävää ja sen laatutaso säilyy kanavasta toiseen

Hallittu osa kokonaisuutta

• Seuraamme ja kehitämme kanaviamme kokonaisuutena yli organisaatiorajojen
• Kanavien avaamisessa, kehittämisessä ja sulkemisessa nojaamme yhteisiin pelisääntöihin

Kanavien tarkistuslistat

Ennen kanavan avaamista

1. Ole yhteydessä oman toimialasi viestintään ja ilmoita tarpeesta uudelle kanavalle.
2. Vastaa ensin näihin kysymyksiin:
   • Miksi tarvitaan uusi kanava? Miksei nykyinen kanavavalikoima sovellu asiakkaan palvelemiseen? Huomioi, että yleisön tavoittaminen on helpompaa jo vakiintuneissa kanavissa ja uuden kanavan perustaminen vaatii paljon resursseja ja rahaa.
   • Miksi juuri tämä kanava? Esim. miksi Facebook-sivu, miksei Facebook-ryhmä?
   • Mikä on kanavan tavoite?
   • Ketkä ovat kanavan asiakkaita? Mihin asiakkaan tarpeeseen kanava vastaa?
   • Millainen on kanavan kuuden kuukauden sisältösuunnitelma? Miten usein ja millaisia sisältöjä julkaiset?
   • Millä resursseilla kanavaa ylläpidetään ja kehitetään?
   • Miten kanavan käytettävyys ja saavutettavuus varmistetaan?
   • Miten kanavan toimivuutta seurataan; millä työkalulla ja tunnusluvuilla?
3. Luo uusi kanavaehdotus Teams-ryhmän KANSLIA Digikanavat Suunnitteilla -välilehdellä (vaatii hel.fi-tunnukset ja Teams-ryhmän jäsenyyden). Muista täydentää kaikki kanavasta pyydetyt tiedot.
4. Toimialasi viestintä antaa luvan kanavan avaamiseen: Varaa tarvittaessa palaveri toimialasi viestinnästä asian läpikäymiseksi.
5. Mikäli kanava tarvitsee domainin tai alidomainin, hae sitä Stadin Helpdeskin kautta. Sitä ennen tutustu periaatteisiin, joita domainien hankinnassa noudatetaan.
6. Huolehdi, että uusi kanava noudattaa kaupungin yhteisiä linjauksia ja toimintatapoja:
   • Helsinki Design System: hds.hel.fi
   • Visuaalisen ilmeen ohje: brand.hel.fi
   • Saavutettavuus (WCAG 2.0, taso AA): hel.fi/saavutettavuus
   • Käytettävyys
   • Löydettävyys
   • Tietosuoja: hel.fi/tietosuoja

Kanavan avaamisen jälkeen

1. Kun kanava on julkaistu, päivitä Teams-ryhmässä KANSLIA Digikanavat kanavan tilaksi ”Aktiivinen”.
2. Jos kyseessä on verkkosivusto tai somekanava, se tulee lisätä kaupunkiyhteiselle Teams-ryhmän KANSLIA Digikanavat Analytiikka & suoriutuminen -välilehdelle (vaatii hel.fi-tunnukset ja Teams-ryhmän jäsenyyden). Toimialasi viestintä neuvoo, miten kanava lisätään välilehdelle.
3. Seuraa kanavan toimivuutta:
   • Asettamiesi kanavakohtaisten tunnuslukujen pohjalta analytiikkatyökalussa
   • Kaupunkiyhteisten tunnuslukujen pohjalta Analytiikka & suoriutuminen -välilehdellä (vaatii hel.fi-tunnukset ja Teams-ryhmän jäsenyyden).
4. Kehitä kanavaa asiakastiedon pohjalta hyödyntämällä seuraavia työkaluja ja menetelmiä:
   • Kävijäseuranta (kanavan analytiikkatyökalu)
   • Asiakaskyselyt
   • Pikapalautteet ja palautteet
   • Käytettävyystutkimus
   • Laadullinen asiakastutkimus

Kanavan sulkeminen

Milloin kanava kannattaa sulkea?

• kanava ei suoriudu Analytiikka & suoriutuminen -välilehdellä (vaatii hel.fi-tunnukset ja Teams-ryhmän jäsenyyden)
• kanavaa ei päivitetä aktiivisesti
• kanavalla ei ole käyttäjiä
• sisältö on vanhentunut
• kanavan ylläpitoon ja kehittämiseen ei ole resursseja
• toimivuutta mobiililaitteilla ei ole varmistettu

Miten kanava suljetaan?

1. Ilmoita tarpeesta sulkea kanava toimialasi viestintään.
2. Jos kanavalla on aktiivisia käyttäjiä, ennen kuin suljet kanavan, viesti sen sulkeutumisesta asiakkaille ja kanavan ylläpitäjille. Kerro samalla, missä kanavassa aihetta voi jatkossa seurata.
3. Ota kanavan sisältö talteen ja arkistoi se.
4. Jos suljet verkkosivuston, muista sulkea myös domain lähettämällä sulkemispyyntö Stadin Helpdeskin kautta.
5. Kun kanava on suljettu, päivitä Teams-ryhmään KANSLIA Digikanavat kanavan tilaksi ”lopetettu”.

Sulje toimimattomat ja vanhentuneet kanavat, koska ne harhauttavat asiakasta ja luovat väärää mielikuvaa kaupungista.

Hae domaineja

Domaineja avataan keskitetysti

1. Uusia domaineja ja niihin liittyviä muutostöitä haetaan Stadin Helpdeskin kautta.
2. Hakemus ohjautuu toimialasi viestintään, joka hyväksyy domain-nimen.
3. Saat tiedon, kun domain on hyväksytty ja DigiHelsinki on avannut sen.

Domain-nimissä noudatetaan yhteisiä periaatteita

• Helsingin kaupunki käyttää ensisijaisesti pääsivuston verkkotunnusta Hel.fi, jolle voidaan muodostaa uusia hakemistoja (esim. hel.fi/tapahtumat) ja avata alidomaineja (esim. tapahtumat.hel.fi).
• Ensimmäinen vaihtoehto uudelle sivustolle on hakemisto, esim. hel.fi/tapahtumat.
• Jos kyseessä on uusi ja usein laaja, itsenäinen verkkosisältö, joka ei istu Hel.fi:n tai muun jo olemassa olevan sivuston alle, voidaan sille luoda oma alidomain, esim. tapahtumat.hel.fi.
• Hallinto-organisaation yksiköt voivat hakea tai pitää muita .fi -päätteisiä domainnimiä vain erityistapauksissa. Poikkeaminen hel.fi-osoitteesta edellyttää hyviä perusteluja, jotka on kirjattu alla oleviin domainlinjauksiin.
• Verkkosivuston omistajalla on vastuu huolehtia domainlinjausten toteutumisesta. Tutustu domainlinjauksiin ja lataa ne alta.